Microsoft включила в свой офисный пакет Office 2019 несколько приложений, цель которых - предоставить пользователям лучшие инструменты для управления данными, пользователями и другими элементами. В пакете Office 2019 мы находим Outlook, который разработан для надлежащего управления и администрирования не только входящих и исходящих электронных писем, но и других действий, таких как календари и контакты.
На уровне контактов у нас есть простая функция, с помощью которой можно будет сразу отправить одно и то же сообщение или тему группе пользователей без необходимости отправлять каждое электронное письмо индивидуально, и это достигается благодаря контактным группам. Outlook, который мы подробно объясним. Создавая эти группы контактов, мы можем быстро отправить электронное письмо группе пользователей, которую мы хотим сообщить одновременно, без необходимости добавления по отдельности.
В основном, группа контактов состоит из набора адресов электронной почты, по которым мы можем одновременно отправить электронное письмо или любую другую деятельность всем этим пользователям, что упрощает время и ресурсы.
1. Как создать группу контактов в Outlook 2019
Шаг 1
Для этого мы получаем доступ к приложению Outlook 2019 и переходим в меню «Пуск», в группе «Новые» нажимаем «Новые элементы / Дополнительные элементы» и затем выбираем «Группа контактов»:
Шаг 2
Будет отображено следующее. Там, во-первых, мы введем имя для группы контактов, когда имя будет введено, будет предложен адрес электронной почты, предложенный Outlook, если мы увидим сообщение «Недоступно», это означает, что группа в настоящее время существует и поэтому будет необходимо изменить имя, это имя не может быть изменено позже.
Шаг 3
Теперь мы добавим участников группы, для этого мы нажимаем на опцию «Добавить участников», расположенную в группе «Участники», и мы можем добавлять участников из таких опций, как:
- Добавить участников из Outlook
- Добавить участников из доступной адресной книги
- Создать новый адрес электронной почты
Шаг 4
Если мы нажимаем на опцию «Новый адрес электронной почты», мы должны ввести имя, адрес электронной почты и Интернет-формат для использования:
Шаг 5
Нажмите OK, чтобы завершить действие, и если мы хотим, чтобы этот контакт был в контактах Outlook 2019, мы должны активировать поле «Добавить в контакты». Мы повторим этот процесс с контактами, которые мы хотим добавить в группу, и увидим их на центральной панели. Чтобы завершить процесс, мы нажимаем кнопку «Сохранить и закрыть».
Шаг 6
Теперь, когда необходимо отправить сообщение всем контактам группы, в поле «Кому» вводим название группы и видим следующее:
Шаг 7
Там мы можем нажать на знак +, чтобы отобразить все контакты в этой группе, но сначала мы увидим следующее сообщение:
Шаг 8
Нажмите «Принять», и мы увидим электронные письма группы:
2. Изменить группу контактов в Outlook 2019
Шаг 1
Чтобы выполнить задачи редактирования группы контактов Outlook 2019, мы нажимаем на значок контактов внизу и там мы переходим к выбору группы для редактирования:
Шаг 2
Там мы нажимаем на значок меню справа и выбираем опцию «Редактировать контакт Outlook»:
Шаг 3
В следующем окне мы можем выполнить такие действия, как:
- Добавить или удалить контакты
- Удалить группу
- Следить за
- Категоризация и более доступные действия
Шаг 4
Если мы больше не хотим использовать эту группу, мы нажимаем «Удалить группу», и появится следующее сообщение. Нажмите Да, чтобы завершить процесс.
Таким образом, у нас есть несколько вариантов создания и редактирования наших групп контактов в Outlook 2019.
$config[ads_text6] not found
СТАТЬИ