Одним из наиболее часто используемых почтовых клиентов является Outlook 2016 благодаря его функциям и функциям, которые делают его уникальным для всего процесса обработки почты, собраний, календаря и т. Д.
Так же, как мы храним резервную копию или резервную копию наших файлов, идеально, что мы поддерживаем самые деликатные электронные письма, и это достигается благодаря архивированию, которое в Outlook 2016 позволяет нам создавать эту резервную копию в новой папке с именем Archive.pst для последующего использования. иметь доступ к нему
Solvetic проанализирует различные варианты, доступные в Outlook 2016, для безопасного архивирования.
1. Архивируйте электронные письма в Outlook 2016, используя опцию AutoFile
Шаг 1
Чтобы использовать этот метод, мы идем на вкладку File и там выбираем строку Options:
Шаг 2
В открывшемся окне мы переходим к строке « Дополнительно» и нажимаем кнопку « Настройки автофайла», расположенную в разделе « Автофайл » :
Шаг 3
Появится следующее окно, в котором по умолчанию опция «Выполнить самоархивирование каждого» неактивна, мы ее активируем и увидим несколько вариантов:
Шаг 4
Там мы можем определить значения как:
- Период времени, в течение которого будет выполняться архивирование.
- Показать сообщение перед выполнением.
- Определите путь, по которому будет размещен pst-файл.
- Удалить элементы с определенным временем.
После настройки этих параметров нажмите «Принять», и почтовый файл будет создан автоматически.
Шаг 5
Периоды, определенные с помощью параметра автоархивации в Outlook 2016:
- Входящие, календари, черновики, заметки: 6 месяцев.
- Исходящие: 3 месяца.
- Отправлено, Удалено: 2 месяца.
- Контакты: они не архивируются автоматически.
2. Архивация электронных писем в Outlook 2016 вручную в Outlook 2016
Этот вариант удобен, когда мы хотим заархивировать определенные электронные письма или папки в Outlook 2016.
Шаг 1
Чтобы использовать этот процесс, мы переходим на вкладку « Файл » и отображаем опции « Инструменты», где мы выберем опцию « Очистить старые элементы»:
Шаг 2
Появится следующее окно, в котором мы должны выбрать папки для архивации:
Шаг 3
Там мы можем установить, что электронные письма будут архивироваться до определенной даты, определить новый маршрут для электронной почты и, если мы хотим, активировать поле « Включить элементы», в котором установлен флажок «Не выполнять автоматическое архивирование » для принудительного архивирования. Нажмите OK, чтобы применить изменения. Мы можем увидеть pst файл, созданный по указанному пути:
Шаг 4
На данный момент мы хотим открыть этот pst-файл, чтобы увидеть его содержимое, мы должны перейти на вкладку File и во всплывающем окне выбрать опцию Open and export:
Шаг 5
Там мы выбираем опцию Открыть файл данных Outlook и во всплывающем окне выбираем файл pst. Нажмите «Принять», и таким образом письма будут сохранены.
Таким образом, мы можем архивировать наши электронные письма в Outlook 2016 и всегда иметь их доступность.
СТАТЬИ